Como criar formulários

Formulários

Os formulários permitem coletar informações dos seus clientes de forma organizada.

Criar formulário

1. Acesse CRM > Formulários no menu lateral
2. Clique em Novo Formulário
3. No campo "Título do Formulário", digite o nome do formulário
4. Opcionalmente, marque Formulário composto para agrupar vários formulários em um único preenchimento
5. Clique em Criar formulário

O editor de formulários

Após criar o formulário, ele abre automaticamente no editor (você também reabre pelo card ou por Editar no menu de ações). O editor salva sozinho — não há botão Salvar; o indicador "Salvando.../Salvo" fica no canto. Ele tem quatro abas:

Detalhes — as configurações gerais:

• Título do Formulário e uma foto de capa opcional (aparece como miniatura na lista de formulários).
• Link personalizado — gerado a partir do título; edite para um link mais curto ou fácil de lembrar.
• Mensagem de Agradecimento — o que o cliente vê depois de enviar o formulário.
• Link de redirecionamento e Título do botão — um botão exibido logo após o envio.
• Cadastrar cliente automaticamente com respostas — insere o cadastro do cliente antes do seu formulário. Os campos obrigatórios do cadastro, logo abaixo, são uma configuração global: valem para todos os seus formulários.

Design — onde os campos são montados. Clique num tipo de campo para adicioná-lo, dê um Nome do campo, marque Obrigatório quando o preenchimento for indispensável, use + Descrição e + Capa para um texto de apoio ou uma imagem, e arraste pelo cabeçalho para reordenar.

Automação — defina o que acontece sozinho quando o formulário recebe uma resposta. No topo, escolha o cartão Oportunidade ou Contrato para configurar cada um; os dois podem funcionar juntos, e o selo Ativo mostra quais estão ligados. O link Ver em Automações mostra o fluxo completo.

Pré-visualização — veja exatamente como o formulário aparece para o cliente.

Automação: Oportunidade

Ative Criar oportunidade automaticamente e escolha o Status da oportunidade (e, se quiser, uma Categoria). Depois, associe as perguntas do formulário aos dados da oportunidade (nome, e-mail, telefone, CPF/CNPJ, data do evento, valor, observações…).

• Vincular cliente cadastrado no formulário à oportunidade — quando o formulário tem o cadastro de cliente ativado, a oportunidade fica ligada ao cliente, e Nome da oportunidade, E-mail, Telefone, CPF/CNPJ e Data de nascimento vêm Do cliente cadastrado. Você pode trocar qualquer um deles por uma pergunta do formulário ou por Nenhum. Formulários antigos que tinham esses campos em "Nenhum" passam a usar os dados do cliente automaticamente.
• Preencher automaticamente — se nenhum campo estiver associado, clique no botão e o sistema associa as perguntas aos dados pelo nome delas. Os campos preenchidos ganham o selo Sugerido: confira o mapeamento e altere o que for preciso. Quando não há correspondência segura, o campo fica em "Nenhum".

Automação: Contrato

Ative Criar contrato automaticamente e escolha Quando criar:

• Para todas as respostas — toda resposta gera um contrato.
• Depende da resposta de um campo — escolha o Campo condição e crie uma regra por resposta (ex.: "Casamento" cria um contrato com pacote; "Ensaio", um contrato avulso). As regras aparecem em lista, uma por linha, com o resumo do que cada uma cria; clique numa regra para editá-la e use ← Regras para voltar. Na lista ou na regra aberta você pode desativá-la ou removê-la.

A ação é editada em três abas — Contrato, Trabalhos e Assinatura. Quando alguma aba tem algo pendente, ela mostra um ⚠ no nome, para o aviso não ficar escondido.

Contrato — escolha Criar contrato com pacote (cria também os trabalhos, materiais e lançamentos do pacote — informe a Data de início e a Data de vencimento dos lançamentos; sem data de vencimento, os lançamentos não são criados) ou Criar contrato avulso.

Trabalhos — os trabalhos que nascem junto com o contrato, já com data, horário e local vindos das respostas:

• Contrato avulso — clique em Adicionar trabalho. Opcionalmente escolha um Modelo de trabalho: categoria, informações gerais, tarefas, tags e recorrência vêm dele. Depois, para cada campo (Título, Local, Hora de início, Hora de término, Nº de convidados, Categoria, Informações gerais), escolha de onde vem o valor: uma pergunta do formulário, um Valor fixo ou nada (vale o modelo). Sem modelo, dê um título ao trabalho.
• Contrato com pacote — cada trabalho do pacote aparece em um card, e você associa as perguntas do formulário aos campos dele. Valores fixos ficam no próprio pacote.
• Data — sem associação, o trabalho usa a Data de início do contrato. Num trabalho recorrente, a data escolhida é a da primeira ocorrência; as tarefas do modelo têm o prazo contado a partir dela.
• Local é texto livre (ex.: a resposta "Local da cerimônia").
• Se uma pergunta ficar sem resposta, o trabalho é criado mesmo assim, com o valor do modelo ou em branco.

Assinatura — ative Criar documento para assinatura e escolha o Modelo de documento. Por padrão, o documento é criado como rascunho no contrato, para você revisar e enviar. Marque Enviar para assinatura automaticamente para que ele já seja enviado para assinatura assim que o contrato for criado.

• Variáveis do modelo — associe as perguntas do formulário às variáveis livres do modelo ({{VARIÁVEL}}). O botão Preencher automaticamente também funciona aqui.
• Dados dinâmicos — os dados de cliente, empresa e contrato são preenchidos sozinhos. Para os dados de Trabalho, Material e Lançamento, cada seção do modelo mostra as variáveis que usa (ex.: [trabalho_data_inicio], ou [lancamento_valor] ×2 quando aparece mais de uma vez) e você escolhe qual item preenche cada uma — igual ao modal de documento:
  • Todos se referem ao mesmo trabalho/material/lançamento (marcado por padrão) — uma escolha vale para a seção inteira. Desmarque para escolher um item por variável, como [lancamento_valor] (1ª) e [lancamento_valor] (2ª).
  • As opções incluem cada ocorrência de um trabalho recorrente, cada material, cada parcela dos lançamentos e as receitas/despesas geradas pelos materiais.
  • Se houver só um item daquele tipo, ele já vem escolhido. Sem escolha — ou se o item não chegar a ser criado (ex.: lançamento sem data de vencimento) — o dado fica para você completar ao revisar o documento.
  • No contrato avulso, as opções de Trabalho são os trabalhos adicionados na aba Trabalhos; materiais e lançamentos ficam para você escolher ao revisar o documento.
• Formulários compostos funcionam da mesma forma: as perguntas de todos os formulários do grupo aparecem para associação.

Tipos de campos disponíveis

• Texto: Campo de texto livre
• Número: Campo numérico
• Data: Seletor de data
• Hora: Seletor de horário
• Seleção Única (Botão): Radio buttons
• Seleção Única (Menu): Dropdown
• Seleção Múltipla: Checkboxes
• Endereço: CEP, logradouro, número, complemento, bairro, cidade e estado — o CEP preenche o resto automaticamente, e você escolhe quais partes aparecem e quais são obrigatórias
• Título de Seção: Cabeçalho visual para organizar o formulário em seções

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Após configurar, use a ação Copiar link para obter o link público de preenchimento e envie ao cliente.

Respostas

As respostas ficam disponíveis na coluna direita da página de Formulários e também nos detalhes do contrato vinculado. A partir de uma resposta você pode criar uma oportunidade ou vinculá-la a um contrato. Veja tudo em Respostas de formulários.

Indicadores no topo

No topo da página você acompanha quatro números:

• Formulários criados: total de formulários ativos
• Respostas recebidas: total de respostas enviadas pelos clientes
• Oportunidades geradas: respostas que viraram oportunidade
• Contratos gerados: respostas que viraram contrato

Ações disponíveis

• Visualizar: Abre o formulário em nova aba
• Editar: Abre o editor de campos
• Duplicar: Cria uma cópia do formulário
• Copiar link: Copia o link público
• Baixar respostas: exporta as respostas numa planilha do Excel (veja Exportar respostas de formulários)
• Excluir: Remove o formulário (veja abaixo)

Excluir um formulário

Ao clicar em Excluir, a confirmação Excluir Formulário? mostra o que vai junto — por exemplo, as respostas já recebidas. Depois de excluir, um aviso com Desfazer aparece por alguns segundos, caso tenha sido engano.

Se o formulário estiver em uso, ele não pode ser excluído: a confirmação mostra Não é possível excluir porque existem: seguido de onde ele está sendo usado (por exemplo, "1 página do seu site usando este formulário") e o botão Excluir fica desativado. Remova o formulário dessas páginas do seu site (ou troque o formulário usado no agendamento online) e tente de novo.