Freelancers no Contrato
Convide profissionais de outras empresas no Mekan Foto para colaborar em seus contratos, com permissões controladas.
Como convidar
- Abra os detalhes do contrato
- Na seção Freelances (coluna direita), clique em Convidar Freelancer
- Escolha um Fornecedor já cadastrado (o e-mail vem preenchido) ou digite o E-mail do Freelancer e clique em Adicionar. Dá para adicionar várias pessoas e convidar todas de uma vez
- Defina o acesso: ao contrato inteiro ou só a trabalhos específicos
- Defina as permissões — escolha quais seções do contrato o freelancer pode acessar
- Se quiser, escreva Observações para o freelancer (instruções, horário de chegada, o que levar)
- Clique em Enviar Convite (ou Enviar Convites, quando houver mais de um)
O freelancer não precisa ter conta no Mekan Foto para ser convidado: se ainda não tiver, ele cria uma pelo próprio convite.
Escolher um Fornecedor com e-mail cadastrado já o coloca na lista de convidados. Se ele ainda não existir, use Adicionar fornecedor no próprio campo. Ainda não tem quem chamar? O botão Publicar na Lensed, ao lado de Convidar Freelancer, abre um anúncio da vaga no marketplace Lensed.
Se a pessoa convidada já faz parte da sua equipe, o convite funciona, mas num documento de assinatura ela aparece com os dados da sua empresa. Para usar os dados pessoais dela, ela precisa ter uma conta própria, fora da sua equipe.
Status do convite
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | Convite enviado, aguardando resposta |
| Aceito | Freelancer aceitou e tem acesso ao contrato |
| Recusado | Freelancer recusou o convite |
| Revogado | Você cancelou o convite/acesso |
| Expirado | Convite não foi respondido a tempo |
Permissões do freelancer
Ao convidar, você define o acesso e exatamente o que o freelancer pode ver:
- Acesso: a chave vem ligada (Acesso a todos os trabalhos). Desligue para marcar só os Trabalhos com acesso
- Geral: Ver trabalhos (e Ver tarefas), Ver checklist, Ver informações do cliente (e Ver contato do cliente — e-mail, telefone, redes sociais)
- Chat: Ver chat e avisos, Ver mensagens e fixadas, Enviar mensagens no chat, Ver anexos do chat, Publicar avisos no chat e Editar/excluir avisos do chat
Marcar um item libera também os que dependem dele; desmarcar desliga os dependentes. Ver trabalhos, Ver tarefas e Ver checklist vêm marcados por padrão.
Para mudar depois, clique no freelancer na seção Freelances: acesso, permissões e observações são salvos automaticamente. Ali, em Itens Vinculados, você também liga ao freelancer lançamentos, documentos de assinatura, anexos e respostas de formulário do contrato — itens que não aparecem na área do cliente.
Como o freelancer aceita
- O freelancer recebe o convite por e-mail (e uma notificação, se já tiver conta) e abre a página do convite
- Se não estiver logado, clica em Entrar ou em Criar uma Conta — depois volta automaticamente para o convite
- Revisa os detalhes do contrato e as permissões oferecidas
- Clica em Aceitar Convite ou em Recusar
- Se aceitar, o contrato aparece para ele em Contratos > Freelances, com acesso limitado às seções permitidas. Convites ainda não respondidos aparecem no topo dessa página, em Convites Pendentes. O lado de quem é convidado está em Página Freelances: contratos em que você trabalha como freelancer
Agenda e Google Agenda do freelancer
Depois de aceitar, os trabalhos do contrato aparecem na Agenda do freelancer como Freelance e, se ele tiver o Google Calendar conectado, também no Google Calendar dele.
Isso respeita as permissões do convite: sem Ver trabalhos, nada aparece. Se o acesso for só a alguns trabalhos, só esses aparecem. Ao mudar a data de um trabalho, revogar o acesso ou mudar as permissões, a agenda do freelancer se atualiza sozinha.
Pagamentos ao freelancer
Clique no freelancer, na seção Freelances do contrato, para abrir o painel dele. No topo aparece um card com nome, telefone, e-mail, status do convite, os trabalhos que ele acessa e quanto já foi pago e quanto falta pagar a ele neste contrato. Clicar no card abre o cadastro de fornecedor do freelancer.
Um lançamento conta como pagamento ao freelancer de duas formas:
- Você criou pelo botão Lançamento no painel do freelancer.
- Você lançou uma despesa no contrato com o fornecedor ligado ao freelancer, direto em Lançamentos.
Nos dois casos, o lançamento aparece com a etiqueta Freelancer e entra nos totais do card.
Importante: o lançamento fica só no seu financeiro. O Mekan Foto não cria nada no financeiro do freelancer.
O que o freelancer vê
Com o convite aceito, o freelancer abre o contrato e vê a seção Meu Freelance. Nela, Lançamentos do contratante lista o que você lançou para ele: descrição, valor, vencimento, parcela e se você já pagou.
Se quiser controlar o recebimento, ele clica em Copiar para meu financeiro. Isso cria uma receita no financeiro dele, ligada ao mesmo contrato. Depois de copiado, o botão vira No seu financeiro e abre a cópia.
A cópia é independente:
- Se você editar ou excluir o seu lançamento, a cópia dele não muda.
- Se ele editar ou excluir a cópia, o seu lançamento não muda.
- Cada lançamento só pode ser copiado uma vez.
Reenviar, revogar e restaurar
Na seção Freelances do contrato, cada freelancer tem ícones de ação:
- Reenviar convite: manda o convite de novo para quem ainda não respondeu
- Revogar acesso: o freelancer perde o acesso ao contrato imediatamente (com confirmação)
- Restaurar acesso: devolve o acesso a quem foi revogado
- Excluir (lixeira): tira o freelancer da lista — fica bloqueado enquanto houver lançamentos, assinaturas ou anexos vinculados a ele
Dica: Use freelancers para colaborar com segundo fotógrafo, videomaker ou assistente sem compartilhar acesso total à sua empresa.
O contrato de assinatura do freelancer
Quando você cria um documento de assinatura para um freelancer, ele é do freelancer — não do seu cliente:
- A identificação das partes e o bloco de assinatura mostram o nome, CPF/CNPJ, endereço, e-mail e telefone do freelancer. Se ele tem empresa cadastrada no Mekan Foto, os dados vêm de lá; se não, usamos o nome e o e-mail que você digitou no documento.
- As variáveis de cliente (
[cliente_razao_social],[cliente_cpf_cnpj],[cliente_endereco_logradouro]etc.) continuam disponíveis e seguem resolvendo o cliente do contrato. Use-as à vontade nas cláusulas — por exemplo, para dizer ao freelancer para quem o trabalho será entregue.
Valores no documento do freelancer
No bloco Objeto do Contrato, os valores que aparecem por padrão são os que você cobra do cliente — ou seja, a sua margem. Por isso, em documento de freelancer:
- O campo Valor dos trabalhos e o Valor total do contrato vêm desligados por padrão. Se quiser mostrá-los ao freelancer, é só marcar.
- Existe a opção Exibir valor total acordado com o freelancer, que soma os lançamentos de despesa daquele freelancer naquele contrato (os criados no painel do freelancer e as despesas lançadas para o fornecedor ligado a ele) e mostra o total logo abaixo do valor do contrato.
Importante: o valor acordado com o freelancer nunca aparece em documentos do cliente, mesmo que o modelo usado tenha essa opção marcada.
Deixar pré-marcado no modelo
Em Contratos > Assinaturas, no bloco Modelos de documento, abra o modelo e, na aba Objeto do Contrato, você pode marcar Exibir valor total acordado com o freelancer. Todo documento de freelancer criado a partir daquele modelo já vem com a opção ligada. Como o mesmo modelo serve para documentos de cliente e de freelancer, a opção aparece sempre no editor de modelos — mas só tem efeito nos de freelancer.
Dica: o total soma todos os lançamentos de despesa do freelancer naquele contrato. Se um lançamento cobrir mais de um evento, o total pode ficar diferente do valor escrito nas cláusulas — confira antes de enviar.