Assinatura Eletrônica
O Mekan Foto permite criar, enviar e acompanhar documentos com assinatura eletrônica com validade jurídica (MP 2.200-2/2001). O cliente assina pelo celular ou computador, confirmando a identidade com um código enviado por e-mail, e você recebe o PDF assinado com página de certificado.
Onde acessar
Existem dois pontos de acesso:
- Página Assinaturas: no menu lateral, clique em Contratos e abra Assinaturas. Aqui ficam todos os documentos da empresa e também todos os seus modelos, numa página só.
- Dentro de um contrato: na seção Assinatura Eletrônica da página de detalhes do contrato, para criar e acompanhar os documentos daquele contrato.
Visão geral da página Assinaturas
A página é organizada de cima para baixo:
- Cabeçalho com o botão Nova Assinatura
- Indicadores (os quatro cartões de números)
- Banner de apresentação: aparece só para quem ainda não criou nenhum documento
- Lista de documentos, com filtro por status e busca
- Modelos: Modelos de documento, Ações rápidas e Modelos de seção
Indicadores
Os quatro cartões no topo mostram a situação de todos os documentos da empresa. Eles não mudam com a busca nem com o filtro de status.
| Cartão | O que mostra |
|---|---|
| Total de documentos | Quantidade total de documentos. Abaixo aparece quantos foram criados este mês e a seta mostra a variação em relação ao mês anterior (passe o mouse no ícone de informação para ver a explicação) |
| Assinados | Documentos em que todos os signatários já assinaram, com o % do total |
| Aguardando assinatura | Documentos já enviados que ainda têm alguém para assinar, com o % do total |
| Rascunhos | Documentos criados mas ainda não enviados para assinatura, com o % do total |
Dica: se o número de Rascunhos está crescendo, provavelmente tem documento esquecido que o cliente nunca recebeu. Vale revisar e enviar.
O mês é contado pelo horário de Brasília.
Banner "Agilize seu fluxo de documentos"
Contas que ainda não têm nenhum documento veem um banner explicando o fluxo (enviado → visualizado → assinado). Não precisa mais dele? Clique no X no canto do banner para dispensar. A escolha fica salva neste navegador; em outro computador ou celular o banner pode aparecer de novo até você dispensá-lo lá também.
Lista de documentos
Filtro por status
Logo acima da tabela ficam os botões de status, cada um com a quantidade de documentos ao lado:
- Aguardando (padrão ao abrir a página): documentos enviados que ainda faltam assinaturas
- Rascunhos: criados e ainda não enviados
- Assinados: concluídos, com o PDF assinado disponível
- Todos: todos os documentos, inclusive cancelados
Busca
Use Buscar documentos... (à direita dos status) para encontrar documentos pelo título. Quando você busca, as quantidades nos botões de status passam a contar só os resultados da busca, para você ver na hora em qual status está o que procura.
Colunas da tabela
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Documento | Título do documento e, abaixo, a descrição. Distratos aparecem com ícone próprio e a indicação Distrato. Se o cliente pediu alteração no documento, aparece o selo Revisão |
| Cliente | Nome e avatar do cliente. Clique para abrir a ficha do cliente sem sair da página (exige a permissão Acesso a Clientes) |
| Contrato | Contrato ao qual o documento está vinculado. Clique para abrir o contrato |
| Status | Situação do documento. Em Assinado, mostra também a data da conclusão ("em 12/09/2026"). |
| Enviado em | Data e hora em que o documento foi enviado para assinatura. Rascunhos mostram "—" |
| Assinaturas | Barra de progresso com quantos signatários já assinaram (ex.: 1/2). Passe o mouse para ver quem ainda falta assinar |
| Ações | Menu ⋮ com as ações disponíveis para aquele documento (veja abaixo) |
As colunas Documento, Cliente, Status e Enviado em podem ser ordenadas: clique no título da coluna e clique de novo para inverter a ordem. Ordenar por Enviado em é uma boa forma de achar os envios mais antigos que ainda estão esperando assinatura.
Em telas menores, Contrato e Enviado em ficam ocultas. No celular, cada documento vira um cartão com título, cliente, status, progresso das assinaturas, contrato e o mesmo menu ⋮.
Paginação
A tabela mostra 10 documentos por página. Use as setas abaixo da tabela para navegar. Filtro, busca, ordenação e página ficam no endereço da página, então dá para recarregar ou compartilhar o link sem perder a visualização. A ordenação que você escolher também fica salva para as próximas visitas.
Ações disponíveis por status
O menu ⋮ mostra só as ações que fazem sentido para cada documento:
| Status | Ações |
|---|---|
| Rascunho | Editar (documentos vinculados a um contrato), Abrir Original (quando é um PDF enviado), Excluir |
| Aguardando assinatura | Abrir Original (quando é um PDF enviado), Assinar (aparece quando você é signatário e ainda não assinou), Compartilhar, Gerenciar Partes, Excluir |
| Assinado | Abrir Original, Abrir Assinado (PDF final com a página de certificado), Gerar Distrato (se ainda não existe um distrato para ele) |
- Compartilhar: reenvia o e-mail de assinatura ou copia o link seguro para mandar por WhatsApp, por exemplo
- Gerenciar Partes: corrige nome e e-mail de signatários e interessados mesmo depois do envio
- Assinar: você assina direto pelo sistema, sem precisar abrir o link do e-mail
- Gerar Distrato: cria o documento de rescisão de um contrato já assinado. Veja Gerar distrato (rescisão de contrato)
Para editar um documento que já foi enviado, use Editar Documento no card do documento, nos detalhes do contrato: ele volta para rascunho (e as assinaturas já feitas são reiniciadas).
Documentos assinados não podem ser excluídos: eles são o registro jurídico do acordo. Para desfazer um acordo assinado, gere um distrato.
Excluir documentos
- Um documento: menu ⋮ → Excluir e confirme. Por alguns segundos, o aviso na parte de baixo da tela permite Desfazer.
- Vários de uma vez: marque as caixas de seleção à esquerda das linhas (ou a do cabeçalho para selecionar a página inteira). Aparece uma barra com o total selecionado e o botão Excluir. Se a seleção tiver documentos já assinados, eles são ignorados. A confirmação mostra quantos serão excluídos e quantos foram bloqueados. Também dá para desfazer pelo aviso.
Criar um documento
- Clique em Nova Assinatura (no cabeçalho ou em Ações rápidas)
- Escolha o contrato: busque pelo título do contrato ou pelo nome do cliente. Só aparecem contratos com cliente vinculado
- Escolha o tipo de documento:
- Criar Documento: um documento personalizado com seções editáveis, a partir de um modelo de documento ou do zero
- Enviar PDF: você envia um PDF pronto e ele segue para assinatura (veja Enviar um PDF pronto para assinatura)
- Revise o conteúdo, configure signatários (quem assina) e interessados (quem só acompanha)
- Clique em Enviar para Assinatura
Enquanto não for enviado, o documento fica em Rascunhos.
Também dá para começar pelo contrato: na página de detalhes, seção Assinatura Eletrônica.
O que acontece depois do envio
- Cada signatário recebe um e-mail com link seguro
- O signatário abre o link e lê o documento
- O signatário informa nome e CPF e confirma a identidade com um código de verificação enviado por e-mail (ou por WhatsApp, quando há telefone cadastrado)
- A assinatura é registrada com nome, CPF, data, hora e IP
- A barra de Assinaturas avança (ex.: 1/2 → 2/2)
- Quando todos assinam, o documento vai para Assinados e o PDF assinado é gerado automaticamente, com a página de certificado e o link de validação
- O PDF assinado também é anexado ao contrato, e todos recebem o documento final por e-mail
Modelos na mesma página
Abaixo da lista de documentos ficam os modelos, para você não precisar trocar de tela:
- Modelos de documento (à esquerda): cartões com título, descrição, quantos documentos já foram criados a partir do modelo e a data da última modificação. Clique no cartão para editar; use ⋮ para Editar, Duplicar ou Excluir. Tem busca própria e mostra 5 modelos por página. O botão Novo modelo cria um modelo em branco.
- Ações rápidas (à direita):
- Nova assinatura: o mesmo fluxo do botão do cabeçalho
- Importar do Word: a FREELA transforma seu contrato
.docxem modelo - Biblioteca de modelos: contratos e cláusulas prontos para copiar para a sua empresa
- Modelos de seção (à direita): lista compacta das suas cláusulas reutilizáveis, com quantas vezes cada uma foi usada. Busca própria, 5 por página, botão Nova para criar.
Detalhes de como montar cada modelo estão em Modelos de documento e seção para assinatura.
Permissões
Em Configurações > Equipe, nas permissões do usuário:
| Permissão | Libera |
|---|---|
| Assinaturas → Acesso a Assinaturas | Abrir a página |
| Assinaturas → Ver processos | Ver os indicadores e a lista de documentos |
| Detalhes do Contrato → Iniciar assinatura | Botão Nova Assinatura e a ação rápida de mesmo nome |
| Assinaturas → Adicionar modelos | Novo modelo, Importar do Word e Biblioteca de modelos |
| Assinaturas → Editar modelos / Excluir modelos | Editar e excluir modelos de documento. Excluir modelos também libera a exclusão em massa de documentos |
| Assinaturas → Adicionar / Editar / Excluir seções | Criar, editar e excluir modelos de seção |
| Clientes → Acesso a Clientes | Abrir a ficha do cliente clicando no nome na tabela |
Quem não tem uma permissão simplesmente não vê o botão ou a seção correspondente.
Perguntas frequentes
Por que não existe o status "Recusado"? O signatário não recusa o documento pelo sistema. Se ele quiser mudar algo, pode pedir revisão, e o documento ganha o selo Revisão na lista. Para ajustar, abra o contrato e use Editar Documento no card do documento: ele volta para rascunho e você reenvia. Veja Corrigir um documento já enviado: revisões e histórico.
O cliente diz que não recebeu o e-mail. Menu ⋮ → Compartilhar: reenvie o e-mail ou copie o link e mande por outro canal. Confira também o e-mail em Gerenciar Partes.
Como sei quem ainda falta assinar? Na coluna Assinaturas, passe o mouse sobre a barra de progresso: aparece "Falta:" com o nome de quem ainda não assinou.
Preciso cancelar um contrato já assinado. Use Gerar Distrato no menu do documento assinado. O documento original continua guardado.
Importante: a assinatura eletrônica tem validade jurídica conforme a MP 2.200-2/2001. Cada documento assinado pode ser conferido na página pública de validação, pelo link que aparece no rodapé do PDF. Veja Validação da assinatura eletrônica e, para o passo a passo de quem assina, Fluxo de assinatura do cliente.