Tarefas dos trabalhos
Cada trabalho tem a sua própria lista de tarefas: o que fazer antes, durante e depois do evento. Elas ficam no card Tarefas, dentro do detalhe do trabalho.
Onde encontrar
- Acesse Contratos › Trabalhos e use a busca para achar o trabalho. No card do Kanban, o ícone de tarefa mostra, em bolinhas coloridas, quantas estão atrasadas (vermelho), vencem esta semana (amarelo), estão pendentes (cinza) e concluídas (verde) — veja Como gerenciar trabalhos.
- Clique no trabalho para abrir o detalhe. O card Tarefas fica ao lado das informações do cliente e do resumo financeiro.
Como o card Tarefas é organizado
- Progresso: a barra mostra quantas tarefas do trabalho já foram concluídas (ex.: "1 de 3 concluídas").
- Etapas: as tarefas ficam agrupadas em Pré-Produção (antes do trabalho: confirmar local, separar equipamento), Produção (durante: cerimônia, retratos) e Pós-Produção (depois: edição, entrega, backup). Tarefas sem etapa aparecem em Sem Categoria. Cada grupo mostra quantas já foram feitas (ex.: 1/3).
- Cada tarefa mostra a descrição e a observação, o selo do prazo (vermelho quando está atrasada; verde, com a data de conclusão, quando foi feita), o progresso do checklist (ex.: 1/2), os avatares dos responsáveis, o ícone de etiqueta para aplicar tags e a lixeira.
- Tarefas de materiais: as tarefas dos materiais vinculados ao trabalho (ex.: diagramação do álbum) também aparecem no card e contam no progresso.
- Com o Google Agenda conectado, aparece também um ícone de calendário no card para sincronizar a tarefa com a sua agenda.
- Abas por categoria: quando o trabalho tem 2 ou mais categorias (ex.: Casamento e Ensaio) e há tarefas geradas a partir dessas categorias, surge uma barra Todas | Categoria 1 | Categoria 2… acima dos grupos, e cada tarefa ganha um chip com a categoria de origem. A aba de uma categoria mostra só as tarefas dela; Todas mostra tudo. O agrupamento por etapa continua igual e o progresso sempre conta o trabalho inteiro.
Criar uma tarefa
Clique em Nova. O campo Trabalho já vem preenchido com o trabalho aberto. Depois preencha:
- Descrição (obrigatória): o que precisa ser feito.
- Categoria (obrigatória): a etapa da tarefa — Pré-Produção, Produção ou Pós-Produção. Vem marcada como Pré-Produção.
- Categoria do trabalho: aparece quando o trabalho tem 2 ou mais categorias — indica a qual delas a tarefa se refere (vem com a categoria principal).
- Prazo: vem com a data de hoje; clique nele para escolher outro dia no calendário.
- Responsáveis: quem da equipe cuida da tarefa. Cada pessoa incluída recebe um aviso.
- Tags: etiquetas para encontrar e filtrar a tarefa depois.
- Observação: detalhes que ajudam a executar a tarefa.
Clique em Cadastrar Tarefa. Ela entra no grupo da etapa escolhida e o progresso é atualizado. Se você já adicionou itens ao Checklist antes de clicar em Cadastrar Tarefa, eles são salvos junto com a tarefa.
Ordem dos campos
Em Nova Tarefa e Editar Tarefa, os campos aparecem nesta ordem: Descrição, o vínculo (Contrato, ou Trabalho/Oportunidade nessas tarefas) ao lado da Categoria, depois Responsáveis e Tags, e por fim Prazo, Checklist e Observações. O Checklist já pode ser preenchido na hora de criar a tarefa.
Concluir e reabrir
Clique no quadradinho à esquerda da tarefa para concluí-la: ela fica riscada, o selo passa a mostrar a data de conclusão e o progresso avança. Marcou por engano? Clique de novo e a tarefa volta a ficar pendente.
Quando todas as tarefas do trabalho são concluídas, a Mekan Foto abre a janela Tarefas concluídas e pergunta se você quer mudar o status do trabalho: escolha o Novo status e clique em Alterar Status, ou em Não quero mudar status.
Editar uma tarefa
Clique na tarefa para abrir Editar Tarefa. Os campos são os mesmos da criação, e as mudanças são salvas automaticamente enquanto você edita (o rodapé mostra "Salvando..." e "Salvo"). Na edição também aparecem:
- Data Finalizada: preenchê-la é outra forma de concluir a tarefa, registrando o dia exato. Limpe o campo para reabrir.
- Checklist: clique em Adicionar um item, digite e tecle Enter para já incluir o próximo. Marque cada item conforme avança — a barrinha mostra o progresso. Cada item pode ter prazo e responsável próprios, e o menu do item permite Converter em tarefa ou Excluir. Arraste os itens para mudar a ordem.
Clique em Fechar para voltar ao trabalho: o card da tarefa passa a mostrar o checklist e os responsáveis.
Ações em grupo e ordem
- No cabeçalho de cada etapa, os ícones Concluir todas e Excluir todas agem sobre todas as tarefas daquele grupo de uma vez (sempre com confirmação).
- Arraste a tarefa pela alça à esquerda para mudar a ordem dentro da etapa.
- O ícone de etiqueta no card aplica tags sem abrir a tarefa.
Inserir modelo e Redefinir Tarefas
Em trabalhos vinculados a um contrato, o cabeçalho do card traz mais dois ícones (em trabalhos sem contrato eles não aparecem):
- Inserir modelo: abre a janela Inserir tarefas. Escolha a origem — Modelo de checklist (veja Checklists modelo) ou Tarefas de automação (tarefas modelo avulsas; dá para marcar várias ou usar Selecionar todas) —, a Data base usada para calcular os prazos (Data do trabalho ou Criação do contrato) e, se quiser, Tags extras. Clique em Inserir.
- Redefinir Tarefas: recria as tarefas do trabalho a partir dos modelos. Em Recriar a partir de, marque as origens: Tarefas do pacote (ou Tarefas do modelo "…", quando o trabalho veio de um modelo de trabalho), Tarefas modelo de "Categoria" para cada categoria do trabalho e Tarefas modelo gerais. Já vem marcado o que o trabalho usa hoje: se ele só recebeu as tarefas do pacote, as tarefas modelo da categoria ficam desmarcadas. Antes de confirmar, a janela mostra quantas tarefas serão criadas e quantas serão excluídas. Só as tarefas das origens marcadas são trocadas. Se o trabalho tem outras tarefas (adicionadas à mão ou de origens desmarcadas), aparece também Manter as outras tarefas do trabalho, já marcado: elas ficam como estão. Uma tarefa manual com o mesmo nome de uma tarefa recriada é substituída, para não duplicar. Desmarque para excluir todas as tarefas atuais antes de recriar.
De onde vêm as tarefas automáticas
Ao criar um trabalho, a Mekan Foto gera sozinha:
- as tarefas modelo das categorias do trabalho, configuradas em Automações › Tarefas modelo (veja Templates de tarefas automáticas);
- as tarefas do modelo de trabalho escolhido no cadastro, se houver (veja Modelos de trabalho).
O prazo de cada tarefa modelo é calculado em dias antes ou depois de uma referência: a data do trabalho (padrão) ou a criação do contrato. Se a data de referência não existir, a tarefa é criada sem prazo.
Mudar a data do trabalho
Quando você muda a data de início do trabalho (editando o trabalho ou arrastando o card na Agenda) e ele tem tarefas com prazo, a Mekan Foto pergunta Mover as tarefas junto com o trabalho?. As tarefas andam a mesma diferença do trabalho: se ele foi de 10/10 para 10/12 (61 dias depois), uma tarefa de 30/09 vai para 30/11. A janela mostra a data antiga e a nova de cada tarefa; as em aberto vêm marcadas e as concluídas, desmarcadas. Desmarque o que não quiser mover e clique em Mover tarefas, ou em Manter datas. Tarefas sem prazo não mudam, e nada é excluído nem recriado: só o prazo muda.
Excluir uma tarefa
Abra a tarefa e clique em Excluir, ou use a lixeira no card. Atenção: aqui no detalhe do trabalho a exclusão é imediata, sem confirmação.
Dica: todas as tarefas da empresa, de todos os trabalhos, também ficam reunidas na tela Tarefas do menu — veja Central de Tarefas.